Techniek die je echt nodig hebt en wat je kunt overslaan

De snelste manier om je eerste webinar uit te stellen is een lijstje met apparatuur maken. Voor je het weet zit je in vergelijkingen van camera's en lampen en ben je drie weken verder zonder één uitzending. De waarheid is dat je publiek zich aan andere dingen stoort dan waar jij bang voor bent.

Wat er wel toe doet

Geluid. Dit is het enige waar je publiek binnen tien seconden op afhaakt. Een galmende kamer of een microfoon die ver weg staat, maakt luisteren zwaar werk. Een eenvoudige koptelefoon met een microfoon eraan is al beter dan de ingebouwde microfoon van je laptop. In geluid is belangrijker dan beeld staat wat je met een klein budget kunt doen.

Je internetverbinding. Draad boven wifi, altijd. Kun je niet aan een kabel, ga dan zo dicht mogelijk bij het toegangspunt zitten en zorg dat er niemand anders in huis op dat moment films kijkt. Uploadsnelheid telt hier, niet download.

Een tweede scherm. Dit staat op geen enkel lijstje en het scheelt het meest. Op het ene scherm je presentatie, op het andere de chat en het deelnemersvenster. Met één scherm zit je de hele tijd te wisselen en dat is te zien.

Licht van voren. Geen lamp nodig, wel een raam voor je in plaats van achter je. Een raam in je rug maakt van je een silhouet.

Een tweede toestel dat kan inbellen. Je telefoon met de app erop. Als je computer vastloopt, ben je binnen een minuut terug in plaats van dat de uitzending stopt.

Wat kan wachten

Een aparte camera. De camera van een moderne laptop is voldoende, zeker als het licht klopt. Het verschil tussen een laptopcamera en een systeemcamera valt niemand op die naar je verhaal luistert.

Een studiolamp, een groen doek, een virtuele achtergrond met je logo erop. Een gewone kamer met een boekenkast of een lege muur werkt beter dan een achtergrond die om je hoofd heen flikkert.

Een mengpaneel, een aparte geluidskaart, een tweede camera voor een ander standpunt. Dat is materiaal voor als je dit twintig keer per jaar doet.

De uitzenddienst

Hier zit wel een echte keuze, want de dienst waarmee je uitzendt bepaalt wat je kunt. Let op vier dingen en negeer de rest van de functielijst:

1. Kun je zien wie er is ingelogd en hoe lang? Zonder die gegevens kun je je opvolging niet splitsen in kijkers en afwezigen.
2. Verstuurt de dienst zelf herinneringen en kun je die tekst aanpassen? Zo niet, dan doe je dat vanuit je eigen mailprogramma. Waarom dat belangrijk is, staat in de herinneringen die bepalen of mensen komen.
3. Hoeft je publiek niets te installeren? Alles wat een download vraagt, kost je deelnemers.
4. Kun je een opname afspelen als uitzending, als je die kant op wilt? Dat bepaalt of de vorm uit live of vooraf opgenomen voor je openstaat.

Wat je niet nodig hebt: opdelen in groepjes, een virtuele beursvloer, punten en badges. Die functies staan mooi in een vergelijking en je gebruikt ze nooit.

De vaste controle vooraf

Maak één lijstje en loop het elke keer af, ook als je denkt dat je het uit je hoofd kent. Vijftien minuten voor aanvang:

• Meldingen uit. Zowel op je computer als op je telefoon. Een pop-up van een privébericht tijdens het schermdelen is nog steeds de meest gênante fout die er is.
• Andere programma's dicht, zeker de programma's die geluid maken.
• Je scherm opgeruimd: geen tabbladen met namen van andere klanten, geen mappen met bestandsnamen die niemand hoeft te zien.
• Batterij aan de lader.
• De juiste microfoon en camera geselecteerd in de instellingen, want die springen soms terug.
• Een testopname van tien seconden waarin je jezelf terugluistert.
• Water binnen handbereik, buiten beeld.
• Het draaiboek uitgeprint naast je.

En zet je huisgenoten op de hoogte. Een briefje op de deur werkt beter dan een afspraak die iedereen vergeet.

Wat je doet als het toch misgaat

Er gaat een keer iets mis. De vraag is niet of, maar wat je dan doet. Twee dingen helpen.

Ten eerste: benoem het en ga door. "Mijn geluid viel even weg, ik doe dat stuk opnieuw" is genoeg. Publiek is mild zolang je niet doet alsof er niets gebeurde.

Ten tweede: spreek vooraf af wat het noodplan is. Als de uitzending helemaal wegvalt, stuur je dan een mail met een nieuwe link, of verzet je naar een andere avond? Zet die twee mailteksten van tevoren klaar in je concepten. Je gaat ze op dat moment niet meer bedenken.

Begin met wat je hebt

De meeste eerste webinars worden gegeven met een laptop, een koptelefoon en een raam. Dat is genoeg. Wat je publiek onthoudt, is of je iets zei waar ze wat aan hadden en of ze je konden verstaan. De rest is inrichting.