De opvolging: daar zit de opbrengst

Je uitzending is voorbij, je klapt je laptop dicht en je bent moe. Dat is het moment waarop de meeste webinars stilvallen. Er komt nog een mailtje met de opname en daarna niets meer. Zonde, want de beslissing die je hoopt dat mensen nemen, valt zelden tijdens dat uur. Die valt in de drie dagen erna, als iemand tijd heeft om erover na te denken.

De opvolging is geen bijzaak die na het echte werk komt. Het is het deel waar het rendement zit en het is bovendien het deel dat je vooraf kunt klaarzetten.

Drie groepen, drie mails

Na afloop heb je drie lijstjes en die moeten alle drie iets anders horen.

De mensen die het hele uur bleven. Zij weten waar je het over had. Naar hen gaat een korte mail met de belofte die je in de uitzending deed (het overzicht, het sjabloon, de opname) en de volgende stap. Meer niet. Hun hoofd zit nog vol van je verhaal.

De mensen die halverwege afhaakten. Zij hebben het begin gezien maar niet het eind. Zij missen precies het stuk waar je vertelde wat je aanbiedt. Naar hen gaat een mail waarin je in vier zinnen samenvat wat er na hun vertrek gebeurde, met de opname erbij.

De mensen die zich aanmeldden maar niet kwamen. Dat is bijna de helft van je lijst. Zij hoeven geen verwijt te horen. Wat ze wel nodig hebben, is een reden om alsnog te kijken: waar het over ging en wat het hen oplevert. Sturen of niet sturen van de opname is een keuze op zich en daarover gaat de opname nasturen, of juist niet.

Niet elke uitzenddienst geeft je die drie lijsten. Kijk voordat je begint of je kunt zien wie er is ingelogd en hoe lang. Kan dat niet, dan mail je iedereen hetzelfde en dat is ook goed, alleen levert het minder op.

Wanneer je stuurt

De eerste mail gaat dezelfde avond of de volgende ochtend. Niet drie dagen later, want dan is de herinnering weg. Schrijf hem vooraf, dan hoef je na afloop alleen de opnamelink erin te zetten en op verzenden te drukken.

Daarna twee of drie berichten in een week en dan stop je. Een reeks van tien mails over hetzelfde webinar is niet meer geloofwaardig. Wat werkt:

• Dag 1: de opname en de belofte die je deed.
• Dag 3: één vraag die tijdens de uitzending gesteld werd, met het antwoord uitgeschreven. Dat is nuttig voor iedereen en het bewijst dat er echt iemand zat.
• Dag 5 of 6: de laatste herinnering aan de volgende stap, met een echte einddatum als die er is.

Verzin geen einddatum die niet bestaat. Als er geen deadline is, schrijf je gewoon dat dit de laatste mail hierover is.

Wat er in die mails staat

Kort, in gewone zinnen en met één link. Wat de meeste mails onbruikbaar maakt, is dat er drie dingen tegelijk in staan: de opname, het aanbod, de aankondiging van het volgende webinar en nog een verzoek om de enquête in te vullen. Wie vier dingen vraagt, krijgt er nul.

Schrijf alsof je één iemand aanspreekt die er gisteren bij was. "Je vroeg gisteren of dit ook werkt bij een klein bestand" is een betere opening dan "Beste deelnemer, bedankt voor je deelname aan ons webinar".

De gesprekken

Als je aanbod duurder is dan een paar honderd euro, is een mail zelden genoeg. Dan is de volgende stap een gesprek en niet een bestelknop. Bied dat gesprek aan als iets nuttigs op zichzelf: twintig minuten om te kijken of het bij hun situatie past, met een eerlijk nee als het antwoord nee is.

Zorg dat het inplannen geen moeite kost. Een link naar een agenda met beschikbare momenten scheelt drie mailtjes heen en weer.

De vragen zijn je volgende webinar

Alles wat er in de chat gevraagd is, is materiaal. Schrijf de vragen na afloop over in een lijst. Daar zitten drie soorten in: vragen die je in de uitzending had moeten beantwoorden (die verwerk je in je draaiboek), vragen die een eigen onderwerp zijn (dat is je volgende webinar of je volgende artikel) en vragen die laten zien dat je publiek anders in elkaar zit dan je dacht.

Dat laatste is het meest waard en het verdwijnt het snelst. Doe het dezelfde week, anders herinner je je alleen nog de vraag waar je van schrok.

Wat je meet

Twee getallen zeggen genoeg over je opvolging. Hoeveel mensen hebben de opname bekeken en hoeveel hebben de stap gezet die je vroeg. Zet die naast het aantal aanwezigen en het aantal aanmeldingen en je hebt na drie webinars een beeld waarmee je kunt sturen.

Als de opname veel bekeken wordt maar niemand de volgende stap zet, ligt het aan je aanbod of aan de manier waarop je het vroeg. Als de opname nauwelijks bekeken wordt, ligt het aan je mail of aan het onderwerp.

Zet het klaar voordat je begint

Het beste moment om je opvolging te schrijven is de week vóór je uitzending. Je weet dan precies wat je gaat vertellen en je bent niet moe. Zet de drie mails klaar als concept, met een lege plek voor de opnamelink en voor die ene vraag uit de chat.

Dan wordt de dag na je webinar een kwartier werk in plaats van een klus die blijft liggen. En daar zit, meer dan in het uur zelf, wat het je oplevert.